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Cómo gestionar mejor nuestro tiempo

Actualizado: 2 de may de 2019

"Yo lo haría pero es que no tengo tiempo". "Ostras, al final no lo hice, no me dio tiempo". "Sí, sé que es importante pero se me pasó". "El día a día me ha consumido". "Ya, es prioritario pero tengo otras cosas que hacer". "Se me olvidó".


En estas frases, ¿qué porcentaje hay de excusa y cuánto de realidad? Al final lo único que tenemos es tiempo, tiempo que, de alguna manera y abusando del lenguaje, tendemos a intentar gestionar; aunque esta gestión del tiempo, en muchas ocasiones se convierte en una indigestión.

Pero, que elástico es a veces este tiempo, ¿verdad? Qué rápido o lento pasa según lo que estemos haciendo. ¿De qué depende esa velocidad tan variable? Realmente de varios factores: de nuestra motivación, nuestra concentración, nuestra efectividad, de si nos gusta lo que hacemos o no, de si nos gusta o no lo que tenemos por hacer, ...

Y esta elasticidad no es para nada conflictiva hasta que choca con el tiempo de los demás. Porque seamos sinceros, cada cual se espabila cómo quiere y cómo puede a la hora de gestionar sus tareas, pero cuando este trabajo impacta en el trabajo del resto del equipo es cuando surgen los problemas.


Imaginemos ese equipo, que formamos parte de él, e imaginemos que hay trabajo por hacer que igual no es del todo de nuestro agrado o ni siquiera sabemos si es de nuestro agrado o no, pero que alguien tiene que realizar. Trabajo que hay que gestionar, priorizar y encontrar tiempo para hacer.


Si profundizamos en la mal llamada gestión del tiempo, nos podemos encontrar varias técnicas y trucos que nos puede ayudar a planificarnos mejor, a terminar las tareas o a concentrarnos. Veamos algunos ejemplos:

  1. Tiny habits: que nos propone integrar nuevas rutinas en nuestras rutinas actuales.

  2. Pomodoro: que pretende aislarnos iterativamente durante unos minutos del resto del mundo para que nos podamos concentrar.

  3. Mirar el correo sólo en determinadas horas del día: con el objetivo de aislarnos de las interrupciones de la bandeja de entrada.

  4. Urgente vs Importante: para ayudarnos a analizar y priorizar lo que tenemos que hacer de una forma óptima.

Este artículo no pretende entrar en ninguna de esas técnicas de carácter personal sino en daros algunos consejos, como si fuéramos una abuela, sobre qué hacer para que nuestra gestión del tiempo impacte lo menos posible en la gestión del tiempo del resto del equipo. Y si terminas leyéndolo hasta el final quizás dirás: “pero si esto es sólo sentido común”, a lo que nosotros responderemos: “exacto”.




Toma decisiones, responsabilízate

Es muy posible que no todas las tareas que vamos a tener que hacer estarán dentro de nuestra mal llamada zona de confort, pero no olvidemos que trabajamos en equipo y a veces nos tocará hacer cosas que no queramos hacer.


El tema es: ¿qué pasa si esas cosas no las hacemos nosotros? O, ampliando más la pregunta ¿en qué impacta al equipo si yo no hago esa tarea?¿En qué me impacta a mí si yo no hago esa tarea?¿En qué impacta al negocio si yo no hago esa tarea?

Si la respuesta es “en nada” la solución está clara. Si la respuesta es otra que no sea nada, lo que está claro que la tarea hay que hacerla.

  • Toma decisiones, actúa, haz, toma la iniciativa, no esperes que haya alguien persiguiéndote para saber si has terminado algo, eso consume tiempo tuyo y de los demás. Responsabilizarse implica también ser consciente de que otros miembros del equipo quizás estén haciendo tareas que no les gusta hacer.

Planifica

Es fácil olvidarse de lo que tenemos que hacer y más si no es de nuestro agrado o nos sentimos cómodos postergándolo continuamente.


  • Dedica tiempo a planificar, dedícate tiempo a decidir cuándo vas a hacer algo y cuándo ese algo va a estar terminado. Esto no sólo te ayuda a ti, sino que ayuda al resto del equipo saber cuándo, eso que les afecta, se va a tratar. Y planifica seriamente, sin engañarte, porque poner un evento de una hora en el calendario sabiendo que vas a tardar cinco, no es planificar.


Sé puntual

Tu tiempo es tuyo pero cuando tu tiempo es también el tiempo de los demás hay que tratarlo con cariño. No hay ninguna excusa para ser reiteradamente impuntual, si ves que lo eres, vuelve al punto 1 y toma decisiones al respecto: ¿En qué impacta mi impuntualidad al resto del equipo? ¿Y al negocio?

  • Ser puntual ayuda a mantener las cadencias, los ritmos y las planificaciones del resto del equipo.


Da visibilidad de tu trabajo

Extensible a todo lo que se refiere al trabajo en equipo, haz visible en lo que estás trabajando y en lo que vas a trabajar. En ocasiones no hay nada peor que la falta de información. Recordemos que estamos hablando de tareas que impactan a más gente, de tiempo a dedicar que, mal invertido, afecta al rendimiento del equipo. No dar visibilidad puede llevar a realizar la misma tarea por varias personas.

  • Comparte tu planificación de trabajo y de ese modo podréis alinearos mejor y regular la gestión del tiempo conjuntamente.


Termina lo que empiezas

Si empiezas algo, termínalo. No lo dejes para más adelante si no es necesario. Quítatelo de encima cuanto antes. No esperes que dejándolo a medias otro lo termine por ti sólo porque a ti no te gusta.

  • No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy, (que orgullosas estarían nuestras abuelas de oírnos decir esa frase) y si son tareas grandes despedázalas en pequeñas tareas y cumple el objetivo de terminar aquellas que te marques para hacer.

Si no puedes solo busca un compañero

Cuántas veces ha pasado que te apuntas al gimnasio y acabas aburriéndote de hacer la misma rutina una y otra vez, una y otra vez hasta que al final dejas de ir un día, dejas de ir otro y abandonas, pagando, eso sí, la factura cada mes. Apoyándonos en este símil, si una tarea se te atasca, busca a alguien que te ayude pero no la dejes estancada, no la dejes en el olvido.

  • Busca a alguien al que igual tampoco le va a apasionar hacer lo que hay que hacer pero sed conscientes los dos de la necesidad. Tardaréis menos si lo hacéis juntos y seguramente encontraréis hábitos para ser más efectivos.

Si no lo vas a hacer, dilo

Es bastante frustrante que, en un equipo, alguien te diga que va a hacer algo y termine no haciéndolo sin avisar. No olvidemos que estamos hablando de tareas que impactan al resto o al negocio. No hay nada de malo en decir que no, así que si estás convencido que no vas a hacer algo: simplemente dilo, pero no juegues al “lo intentaré”, “a ver si tengo tiempo” o “es posible”. El resultado de esas frases puede ser tranquilamente que la tarea no se realice o se realice por duplicado debido a la desconfianza generada.


A nuestro cerebro le encanta sentirse cómodo, eso hace que consuma poca energía pensando, lo cual nos mantienen vivos por más tiempo. Y hacer lo que sabemos hacer, para que negarlo, consume poca energía. Y esto sería cierto si viviéramos en un contexto donde conseguir energía fuese complicado pero, afortunadamente, no es el caso, con lo cual salir de nuestra comodidad para hacer algo con lo que no nos sentimos cómodos pero que beneficia al grupo debería ser sencillo, ¿verdad? Y ahora dirás: "todo lo que habéis mencionado es sentido común".

Exacto ;)

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