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¿Cómo podemos implementar Kanban?

Actualizado: 20 de may de 2019

En nuestros trainings de Kanban aportamos la formación a nivel práctico para entender cómo funciona, cómo se aplica y el por qué de la metodología. Muchas de las personas que llegan a nuestros trainings vienen porque ya han oído o incluso están familiarizadas con el método pero a la hora de empezar a implementarlo la reflexión es: "Kanban, sí pero... ¿por dónde empezamos?" Esa duda es la que los acerca a los trainings y es la que tratamos de disipar.








Lo primero que te diríamos es que no se trata de realizar grandes cambios ni profundas implementaciones, recordemos que Kanban se centra en saber dónde estoy ahora. Se trataría entonces de:


  • Analizar

  • Introducir pequeñas mejoras

  • Medir


Relacionado con esto es bueno recordar los conceptos de Kaizen y Kaikaku o cambios pequeños y progresivos o ¡adelante con todo! Muy bien, pero de nuevo: ¿por dónde empezamos?

La respuesta que os damos, siempre con un pensamiento Kaizen, es la siguiente lista de 15 experimentos que podrías poner en práctica desde hoy mismo.


Sobre el flujo de trabajo


1. Visibilizar el trabajo en curso y el trabajo pendiente.

Quizás resulta una tarea muy grande, así que empecemos por intentar visualizar el trabajo de una clase de servicio en concreto o planteémonos: ¿En cuántos temas distintos estoy trabajando ahora mismo? ¿Y ahora?


2. Recoger métricas (WIP, Lead Time, throughput)

¿Qué podemos empezar a medir?

¿Cuánto tardamos en entregar un trabajo X desde que nos lo piden?

¿Y desde que empezamos a trabajar en él?

¿Sabemos decir cuándo tarda algo desde que se pide hasta que se entrega?


3. Entender el flujo

Centrémonos en sólo un tipo de trabajo, ¿cuál es su flujo de valor?

¿Por cuántos estados pasa?

¿Hay desperdicio en ese flujo? ¿De transporte? ¿Cuántos correos de ida y vuelta provoca? ¿Conocemos sus cuellos de botella?


4. Establecer WIPs e ir ajustándolos hasta encontrar cuellos de botella

¿Qué pasaría si decidiéramos realizar sólo Y tareas concurrentes del tipo de trabajo X? ¿Qué haríamos si tuviéramos que empezar otra?


5. Colaborativamente crear y explicitar las políticas de trabajo

¿Tenemos políticas de trabajo implícitas? Hagamos que sean explícitas o, simplemente, anotémoslas en algún documento para ser conscientes de ellas.


6. Analizar herramientas como Leankit, Trello o Jira

¿Qué herramienta nos podría ayudar? Hay muchas herramientas en el mercado, tanto gratuitas como de pago, que pueden sernos útiles tanto para nuestro día a día como para una implementación de Kanban. ¿Qué herramientas tenemos en la empresa?


7. Implementar ciclos de feedback sobre el proceso que estamos siguiendo

Kanban propone 7 ciclos de feedback ,ciclos que, de una manera u otra, es posible que ya estemos realizando.

¿Aportan algo extra estas cadencias a nuestro día a día?

¿Hay algo que podamos integrar?

¿Alguna de estas cadencias las estamos realizando on demand y podemos cambiarlas a algo más cíclico y previsible?


8. Usar la técnica de los 5 Whys para encontrar causas y acotar posibles soluciones

Pensemos por ejemplo en desperdicios,¿cuántos tenemos?

¿De qué tipo?

¿Por qué suceden? ¿Por qué? ¿Por qué? ¿Por qué?

¿Podemos llegar a alguna acción "accionable" por nosotros para intentar mitigarlos o eliminarlos?


SOBRE LA GESTIÓN DEL TIEMPO

9. Leer sobre cómo emplear Kanban de forma personal

Por ejemplo el libro Personal Kanban. Hay más, éste es sólo un ejemplo. ¿Qué haríamos para practicar Kanban de forma personal?


10. Usar Pomodoro

¿Podemos intentarlo? Imaginemos que sólo una vez al día nos reservamos únicamente 20 minutos de foco. ¿Y dos veces 20 minutos? ¿Podríamos?

11. Usar GTD (gettings things done)

Podemos aprender técnicas como GTD e intentar aplicarlo, o todo o por partes.


12 Analizar en qué dedicamos el tiempo

Podemos usar herramientas como Rescue Time.


SOBRE EL EQUIPO

13. Analizar qué motiva realmente a la gente en el trabajo

Daniel Pink nos habla de ello en este vídeo TED. También podemos leer su libro Drive: The surprising truth about what motivates us.

14. Delegar no es sólo o blanco o negro

Tendemos a pensar que delegar se resume en "o delego o no delego" pero realmente existen diferentes niveles de delegación. Podemos usar técnicas como Delegation Poker para analizar y comprender en qué punto de delegación nos encontramos todo el equipo.


SOBRE DE TODO UN POCO

15. Leer el blog de Smoking Brains

En nuestro blog aparecen temas que pueden ser de vuestro interés. :)


Hay muchas más cosas que podríamos hacer, ésta lista no es, ni por asomo, exhaustiva pero sí pretende ser un punto de partida para ir asumiendo un gran bloque de información. Dicho esto, ¿qué vais a hacer nuevo a partir de mañana?

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