• Smoking Brains

Los eventos en Scrum

Actualizado: 20 de may de 2019

“Scrum tiene demasiadas reuniones” es una de las frases más recurrentes que nos encontramos cuando llevamos un tiempo trabajando bajo el marco de Scrum. Pero, ¿tiene realmente demasiadas reuniones? Supongamos que sí y que queremos deshacernos de alguna de ellas, ¿por cuál empezamos? Para responder esta pregunta, veamos cuales son los eventos en Scrum y para qué sirve cada uno de ellos.


El Sprint

El sprint se entiende realmente como un evento y es la ventana de tiempo que dura la iteración. Trabajar con un tiempo acotado nos permite poder realizar entregas periódicas y rápidas y, por tanto, ser capaces de gestionar el feedback sobre nuestro trabajo de una forma efectiva y recurrente. Scrum habla de realizar sprints máximos de 4 semanas, aunque lo más común acostumbra a ser 2 semanas.


A la hora de gestionar los sprints es posible que suceda lo siguiente:

  • Estemos cambiando la duración de cada sprint.

  • Dentro del sprint no mantengamos la cadencia de los eventos.

  • No lleguemos a entregar nada a final de cada iteración.

  • No mantengamos el compromiso y el trabajo a realizar cambie constantemente.

Entonces, ¿prescindimos del sprint?

Si nos planteamos deshacernos de los sprints es posible que no estemos preparados para realizar entregas periódicas en un tiempo establecido o que nuestro contexto no lo permita. En ese caso, y si estamos llegando a esa conclusión lo que debemos preguntarnos es: ¿Está siendo Scrum la mejor metodología que podemos seguir? Realizar entregas puntuales o periódicas más allá de aquella a final de sprint no está reñido con usar Scrum. Aún así, podemos plantearnos otro marco de trabajo que se adapte mejor a nuestra situación.


El Daily meeting

La idea de esta reunión es dedicar un máximo de 15 minutos al día para que el equipo se sincronice, analice el estado de las tareas en curso y se pongan sobre la mesa posibles impedimentos. Es un buen momento también para que el Product Owner sea consciente de cómo avanza el sprint.

Entre los típicos errores que nos podemos encontrar al realizar el daily meeting tenemos:


  • El daily se convierte en un reporte al Scrum Master, al Product Owner o a cualquier otro responsable del departamento que asista a la reunión.

  • El evento se alarga más de lo deseado ya que se aprovecha para tratar temas que quizás habría que tratar en otra reunión.

  • Alargar este evento implica no poder dedicar tiempo a otros temas.

Si se dan estas situaciones en el daily deberemos intentar solucionarlos antes de plantearnos eliminar esta reunión.


¿Podemos prescindir del daily meeting?

Si el objetivo del evento lo estamos cumpliendo por otra vía, ¿por qué no? Otra cosa que tenemos que plantearnos es: ¿nos están penalizando estos 15 minutos diarios para conseguir el resultado del sprint?


El Sprint Planning

El objetivo del sprint planning es el de cerrar el contrato del sprint: el equipo analiza cuál es la predicción de trabajo que va a ser capaz de cumplir y cómo va a realizarlo. Si estamos trabajando en sprints de 2 semanas, este evento acostumbra a durar del orden de 4 horas. No obstante, dependiendo de la madurez y el tamaño del equipo, es posible realizarlo en menos tiempo.

Entre los errores típicos que nos encontramos a la hora de realizar el planning:


  • No hay un objetivo claro de para qué sirve este evento por lo que se ve como una reunión muy larga en la que interviene mucha gente.

  • No se dinamiza correctamente (siempre hablan los mismos, no se hacen descansos, la gente no colabora, …) y acaba siendo un evento muy aburrido que consume mucho tiempo.

  • No se profundiza en los objetos del backlog y en su posible resolución con lo cual es posible que el sprint fracase y el siguiente sprint planning vuelva a ser tedioso.


Si algo de esto está sucediendo, analicemos primero qué está pasando en el evento y cómo podemos mejorarlo.

¿Eliminamos el sprint planning?

Necesitamos un sprint backlog, una idea clara de qué vamos a hacer este sprint y un compromiso por parte del equipo de lo que cree que va a ser capaz de entregar. Si podemos conseguir esto de otra manera de forma que podamos empezar un sprint con garantías, ¡adelante! Pero antes, miremos si lo que pasa en el sprint planning se trabajan los objetivos que se deben trabajar.


El Sprint Refinement

Este evento no está realmente comprendido entre los eventos obligatorios dentro del marco Scrum pero su utilidad es necesaria en muchas ocasiones.

En el Sprint refinement vamos un paso más allá del sprint actual y analizamos con detalle los objetos del product backlog que presumiblemente entrarán en sprints posteriores. Aprovechamos este evento para discutir posibles soluciones, impedimentos, aclarar dudas y estimar los elementos del backlog que tratemos. Si hay suficiente confianza dentro del equipo no es necesario que asistan todos los miembros.

El marco Scrum habla de un porcentaje a dedicar por sprint a este evento. Normalmente, en un sprint de 2 semanas estaremos hablando de 2 horas, que podemos realizar en una sesión o en sesiones periódicas más cortas.

Posibles motivos por los cuales queramos prescindir del refinement:


  • Se avanza muy lentamente y se tratan siempre pocos elementos del backlog, haciendo que el evento parezca siempre innecesario.

  • Los interlocutores siempre son las mismas personas, el resto rara vez interviene.

  • Los elementos que se refinan no siempre entran en el siguiente sprint o sprints posteriores.


¿Nos está sucediendo algo de esto en nuestros refinements? Analicémoslo primero antes de querer prescindir de la valiosa salida que este evento nos provee.


¿Y si nos deshacemos del sprint refinement?

Es una buena idea, pero tiene varias premisas, la más importante es que nuestro Product Owner conoce hasta las tripas el producto y es capaz de desarrollar elementos del backlog que sabe que van a ser completamente inteligible por los miembros del equipo.

Esta reunión también ayuda a un mejor entendimiento y cohesión entre los miembros del equipo.


El Sprint Review

Es en este evento cuando se muestra el trabajo realizado durante el sprint a todos los stakeholders que puedan asistir y donde tanto el Product Owner como el equipo pueden obtener un feedback muy valioso a la hora de encarar la siguiente iteración. Hace a su vez, también de punto y aparte a la hora de empezar de nuevo.


Quizá sucede que:

  • El sprint review se convierte en una reunión rutinaria donde no se muestra nada.

  • Asiste demasiada gente y no se saca información.

  • Únicamente asisten los miembros del equipo y nunca vienen stakeholders.

¿Podemos prescindir del sprint review?

Dependerá de nuestro proceso. Es posible que todo lo que desarrollamos va directamente a producción y tenemos otros mecanismos de obtener el feedback que pretendemos obtener.


La Retrospectiva

La retrospectiva es el punto del sprint donde analizamos cómo hemos trabajado y cómo podemos mejorar nuestro proceso. Es, a su vez, un momento en el que el equipo se reúne y trata temas conjuntamente no relacionados necesariamente con temas técnicos del día a día.


  • ¿Qué podemos estar haciendo mal?

  • La retrospectiva se convierte rutinariamente en un espacio de quejas.

  • No conseguimos salir de la retrospectiva con acciones productivas.

  • Las acciones que salen en las retrospectivas nunca se ponen en práctica.

  • Tratamos recurrentemente siempre los mismos problemas.


¿Nos deshacemos de la retrospectiva?

Adaptarse es el punto clave dentro de cualquier marco Agile. Dependiendo de la madurez del equipo, quizás no sea necesario realizar retrospectivas al final de cada sprint, ya que el propio equipo es capaz de adaptar el proceso y comprometerse a soluciones en cualquier momento, sin tener que esperar a finalizar una iteración.


Se dice que la información es poder y todos los eventos de Scrum están pensados para obtener la información necesaria en cada momento del proceso. Cómo hemos comentado en cada punto, si somos capaces de obtener esa información de otra manera: adelante, propongamos alternativas y probémoslas, seamos ágiles.


Quizá te interese recibir formación en Scrum. En este training te damos las herramientas y conocimientos necesarios para que empieces con el cambio.







Barcelona © 2015 - 2019