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Mejora continua... ¿Continua?

Actualizado: 20 de may de 2019

Cuando hablamos de cualquier proceso Agile, sea usando un marco de trabajo como Scrum o no, una parte importante del proceso consiste en analizar dónde estamos e intentar hacer mejoras que nos permitan ser más productivos o eficientes como equipo.


La cultura de mejora continua es un trabajo constante e iterativo. La idea es que las intervenciones en esta línea se produzcan en intervalos cortos de tiempo y de forma constante. Pero entonces, ¿esto quiere decir que tenemos que estar mejorando continuamente? ¡Qué estrés! 


- ¿La idea es mejorar continuamente? - Sí - ¿Se trata de un proceso particularmente estresante? - No tiene porqué, ya que, más allá del nombre que le pongamos, inconscientemente mejorar nuestros propios procesos es algo que hacemos constantemente.

Pongamos algunos ejemplos:

Cuándo vamos a comprar al supermercado; cada vez que realizamos esta actividad y, dependiendo de nuestras necesidades, mejoramos en algo el recorrido ya que cada vez tenemos más información sobre dónde están los productos, qué pesa más, qué tengo que poner en el fondo de la bolsa primero, dónde hay más cola…Pensemos en cada vez que organizamos unas vacaciones. A medida que ganamos experiencia organizando viajes tenemos más información y tenemos más idea sobre qué hacer primero, dónde reservar, dónde no reservar, qué tiempos debemos tener en cuenta...Si solemos cocinar te das cuenta de que a medida que repetimos el proceso vamos cambiando dinámicas que nos permiten o bien ganar tiempo, o mejorar en la calidad final o, simplemente disfrutar más de la actividad.


¿Se os ocurre alguno a vosotros? ¿Qué pequeñas acciones habéis introducido en vuestras rutinas para ganar algo más de tiempo, mejorar lo que estáis haciendo o simplemente ir más relajados?

Supongamos que nos lo creemos y que la mejora continua es algo inherente al ser humano, que permite al cerebro consumir menos energía optimizando recursos, pero entonces, ¿por qué en ocasiones cuesta mantener esta cadencia de buscar mejoras?


Vamos a analizar algunas causas posibles.

1- Esfuerzo extra

Imaginemos que trabajamos con Scrum, con todas sus ceremonias, entre ellas la retrospectiva periódica donde analizamos qué ha pasado y dónde mejorar. A menudo escuchamos: "Scrum tiene demasiadas reuniones".

En muchas ocasiones el marco de trabajo que usamos no es visto como parte real de nuestro trabajo sino como algo impuesto o  que nos hacer perder el foco de nuestro trabajo del día a día por lo cual, nos quita tiempo. Es importante pensar por qué hacemos lo que hacemos. Repasa y analiza todas las ceremonias de Scrum y, si no aportan valor, ¿por qué no eliminar lo que no se necesita?



2- Objetivos sin concretar

Es habitual que se propongan mejoras sin tener una dirección clara de hacia dónde van dirigidas.  No tener un rumbo claro puede resultar agotador a medio o largo plazo,  puede generar frustración y sensación de que no estamos avanzando.

Definamos una dirección y dónde poner el foco. Quizá sea la calidad, o la efectividad, el tiempo, … Cuando empecemos a trabajar con equipos pensemos que una de las primeras cosas que necesitamos hacer es establecer cuál es ese horizonte al que nos gustaría llegar.


3- Enfocarse en lo que ha ido mal

Tendemos a dedicar mucho tiempo en las retrospectivas a discutir sobre aquello que ha ido mal. Enfocarse constantemente en las cosas negativas puede llevar al cansancio y es fácil encontrarse con frases del estilo "¿es que no hacemos nada bien?"

Potenciemos aquello que hacemos bien. Pensemos en maneras de mantenerlo, de mejorarlo o quizás incluso de estandarizarlo en nuestro equipo o incluso más allá nuestras pequeñas fronteras. 


4- Cambiar muchas cosas a la vez

Suele suceder que se nos ocurren muchas cosas para hacer. Si sumamos esta tendencia a la anterior de no tener una visión clara de hacia dónde vamos estamos generando un combo mortal. Tener muchas propuestas de mejoras implica hacer seguimiento de todas ellas. Esto no siempre sucede, ya que requiere un esfuerzo que no siempre podemos permitirnos.

¿Por qué no centrarnos en un número muy limitado de mejoras por iteración? ¿Por qué no un WIP realista para poder ir analizando? Empecemos sólo con una.


5-Plantear mejoras one-shot 

Muchas veces sucede que cuando analizamos qué ha pasado durante la iteración y vemos qué hubiera podido ir mejor dedicamos gran parte de la discusión a situaciones muy concretas y buscamos soluciones a hechos posiblemente aislados.  El resultado son acciones que quizás no ocupan mucho tiempo de realización y que, pese a tener una vida muy corta, nos han consumido mucho tiempo de debate.

Pensemos si podemos revertir esos casos, si la energía que dedicamos a ese tipo de temas vale la pena. Busquemos cuál es el patrón y cómo corregir ese patrón de forma más efectiva más que tratarlo como un hecho aislado que ha sucedido solo en una iteración.


6-Iniciativas muy ambiciosas

El problema más común que nos encontramos con las iniciativas de mejora es que no se les acostumbra a dar el seguimiento adecuado durante la siguiente iteración. Hay pequeñas acciones que quizás podemos encaminar o llevar a cabo en momentos específicos y otras que requieren de un mayor esfuerzo y atención.

Empecemos caminando, planteemos pocas cosas y asequibles. No queramos correr, ya lo haremos. Primero veamos a qué nos podemos comprometer siendo realistas mientras nos vamos entrenando para la maratón. 


7-La mejora no está del todo clara

Enlazando con el punto anterior, otra situación con la que nos encontramos en ocasiones cuando asistimos a retrospectivas de equipos es que la iniciativa de mejora queda reducida a sólo una idea. También sucede que quizá si ha quedado claro qué hay que hacer pero no quién lo va a llevar a cabo.

Una buena práctica a la hora de formalizar las propuestas de mejora es responder a las siguientes preguntas: ¿Qué hay que hacer? ¿Quién lo va a hacer? ¿Cuándo lo va a hacer? De esta manera se hace más sencillo el seguimiento y se aclaran expectativas. 


8-No aplicar métricas

Para poder saber si algo ha dado resultado necesitamos medirlo. Y, no sólo como medirlo sino dónde nos encontramos ahora para poder ver el delta, positivo o negativo tras la actuación propuesta. Estas métricas no siempre están claras y muchas veces las propuestas de mejoras son simplemente acciones que no sabemos realmente a dónde nos llevan.

Aunque movernos por intuición es muchas veces saludable, saber dónde estamos y hacia dónde queremos ir, también lo es. Hagamos el esfuerzo de intentar medir o pensar cómo vamos a medir algo para saber si nos ha acercado a alejado de nuestro objetivo.


Es importante mantener la motivación y saber hacia dónde queremos ir de forma que podamos focalizar nuestros esfuerzos. La mejora continua es un proceso que nos ha de aportar algo que seamos capaces de ver y evaluar y no simplemente unas palabras de márketing que cuando las digamos nos sitúen en la cresta de la ola tecnológica.


¿Se nos escapa algo? Nos respondemos nosotros mismos: ¡Seguro! La lista podría ser más larga, ¿qué otros motivos se os ocurren para que tras un tiempo proponiendo mejoras se nos agote la paciencia? Como siempre, esperamos vuestro feedback, vuestros comentarios y vuestras opiniones. Ya sabéis dónde encontrarnos Twitter o LinkedIn. :)

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