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¿Qué es un Open Space?

Todos hemos estado en una conferencia tradicional: unos ponentes elegidos, una agenda definida, unos talleres inamovibles, pero existen otras formas más dinámicas de plantear un evento y el formato “Open Space” es una alternativa interesante.

Desarrollada en 1983 por Harrison Owen, este formato se basa en la capacidad de autogestión de los participantes y ofrece muchas ventajas tanto para los organizadores como para los asistentes.


Al contrario que un evento tradicional, un evento Open Space no tiene una agenda definida en su comienzo. El contenido del evento se define al inicio de cada día y se realiza conjuntamente entre todos: los organizadores proponen unas franjas horarias asociadas con lugares disponibles, y los asistentes proponen y eligen el contenido.

Cualquier asistente puede proponer una charla, un taller, una discusión sobre un tema en particular o cualquier otra actividad y pedir, por tanto, un “slot” para hacerlo. En caso de conflicto entre actividades, los asistentes del evento votan para elegir la que les parece más interesante.

Adicionalmente, todas las interacciones se guían con cuatro principios y una ley que permiten establecer una ambiente libre de expectativas y muy abierto a todo lo que pueda ocurrir.


Los cuatro principios del Open Space


1. Cualquier persona que se presente, es la persona adecuada

Las personas que han venido a una sesión o un evento demuestran un interés en ello y su contribución tiene mucho valor. Este principio nos ayuda a recibir la contribución de cada uno de los asistentes.

2. Lo que suceda es lo que tenía que suceder

Dejar las expectativas a un lado nos permite estar más atento y receptivo a lo que está pasando y a abrirnos a nuevas experiencias y maneras de pensar.

3. El momento en cual empezamos es el momento correcto

Aferrarse a un horario es menos importante que crear un espacio libre de presiones para promover creatividad e innovación.

4. Cuando se acaba, se acaba

Cuando un tema tuvo una resolución, no hace falta llenar el tiempo hasta la hora final acordada. Mejor dejarlo y pasar a algo que nos dé más valor o interés.


La Ley de los dos pies

Cada persona, en cada momento, tiene la libertad a elegir en qué lugar quiere estar.

Si alguien tiene la impresión que no está aprendiendo o contribuyendo en el lugar donde se encuentra, es libre de cambiarse de lugar o de grupo.

De esta manera, cada asistente toma el control y la responsabilidad sobre su experiencia, aprendizaje y contribución.



Esta manera de organizarse ofrece muchas ventajas.

Para empezar, la diferencia más grande de este formato con otros eventos más tradicionales es que los asistentes son ahora participantes y adquieren una responsabilidad sobre el evento como grupo. Por consecuencia, tienen un rol mucho más activo en el evento y aunque alguien no proponga ninguna actividad, el nivel de compromiso de esta persona es también mucho más alto. Este cambio de mentalidad genera un cambio importante en el ambiente durante las sesiones. Los participantes tienen más control y se sienten más responsables sobre el proceso, el desarrollo y sobre su propia experiencia a lo largo del evento.

Una consecuencia de esta toma de responsabilidad es que la conferencia es ahora mucho más flexible: cada momento es una sorpresa y el contenido puede cambiar significativamente a lo largo del evento. Pueden aparecer frecuentemente nuevas propuestas. Nuevas actividades salen como champiñones a lo largo del día. Pequeños grupos se organizan, muchas veces en los lugares más insospechados: en los pasillos, al lado de las salas disponibles, en el jardín del edificio, en la playa adyacente, etc. Esto crea un ambiente más espontáneo y lleno de energía. La gente está más atenta y curiosa ya que algo inesperado puede pasar en cualquier momento.

Finalmente, un resultado importante es que el contenido se va adaptando a los intereses del grupo y resulta ser mucho más relevante para los participantes ya que son ellos los que eligen y priorizan las actividades, ofrecen feedback y hacen nuevas propuestas en tiempo real.


Esto último lo ilustra una situación que pasó recientemente en el último PM Camp BCN:

El primer día, un grupo hizo una sesión donde los asistentes compartieron sus metodologías favoritas de toma de decisión en grupo. La sesión fue muy instructiva y algunas metodologías claramente generaron mucho interés de parte del grupo.

Al día siguiente, varias personas que dominaban esas técnicas propusieron varios talleres sobre esas técnicas que permitieron a los participantes de profundizar en los temas que más les interesaban. Eso no podría haber sucedido en un evento tradicional.


Por supuesto, los puntos que hemos expuesto no son más que la punta del iceberg. Hay mucho más que decir sobre las diferentes dinámicas que existen y apoyan a la cultura del Open Space, como por ejemplo las diferentes herramientas para tener conversaciones constructivas donde todos pueden contribuir como “World café” o “Fishbowl” entre otras.

Esta metodología está al alcance de todos y es simple de aplicar.


Pero... ¿El Open Space no es un caos?

La duda más frecuente que aparece y que frena la adopción de esta técnica es la preocupación por parte de los organizadores de no tener el control del evento. Es muy comprensible. Podemos pensar que esta forma de organizarse puede derivar en un caos increíble y preguntarnos cómo algo así puede funcionar. Si participas en alguno podrás darte cuenta del potencial de esta técnica y de la eficacia que tiene para lograr resultados relevantes. Por otra parte, basta con mirar a los más de 100.000 eventos “Open Space” que ya se han organizado en el mundo en los últimos 20 años para ver cómo esta técnica se usa para lograr resultados excepcionales en un tiempo récord usando la inteligencia y la sabiduría del grupo.

Si queréis saber más sobre este tema, no dudéis en contactarnos.

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